Case 03

Ausgangssituation

Ein vollintegriertes regionales Energieversorgungsunternehmen muss seine IT-Werkzeuge aufgrund der Pandemieerfahrungen grundlegend anpassen. Ein bereits gestartetes Migrationsprojekt läuft seit über einem Jahr ohne klaren Fertigstellungstermin. Mehrere Fachbereiche nutzen parallel alte und neue Umgebungen, was zu Datenverlusten bei Kalendereinträgen und E-Mail-Verlauf führt. Die IT-Abteilung berichtet formal grün, während im Tagesgeschäft zunehmend Beschwerden auftreten.

Maßnahmen

Nach der systemischen Analyse wird zuerst ein strukturierter Feedback-Kanal eingeführt, um den Austausch zwischen den Fachbereichen und dem Projektteam zu verbessern, wobei eine wöchentliche Auswertung die kontinuierliche Verbesserung der Kommunikation unterstützt. Weiterhin wird die Statusberichterstattung von rein technischen Kennzahlen auf eine kombinierte Sicht aus Migrationsfortschritt und Nutzerzufriedenheit umgestellt. Der Einsatz von Abteilungs-Multiplikatoren zur Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen Umstellungstermine beschleunigt den Adaptionsprozess im Gesamtsystem, wobei eine verbindliche, kommunizierte Terminplanung je Abteilung mit klarer Vorlaufzeit und Ansprechpartner bei Problemen die Adaptionsgeschwindigkeit zusätzlich erhöht.

Ergebnis

Das Projekt wird ohne weitere Terminverschiebung abgeschlossen. Die Zahl der IT-Supporttickets im Zusammenhang mit der Umstellung wird signifikant reduziert im Vergleich zu den vorangegangenen Migrationswellen. Die Akzeptanz der neuen Umgebung in Mitarbeiterbefragungen verbessert sich ebenfalls.